5 características que no pueden faltar en las impresoras de tu empresa

5 características que no pueden faltar en las impresoras de tu empresa

Con el lento retorno hacia una nueva normalidad, muchas empresas están estableciendo dinámicas que permitan implementar esquemas de trabajo semi-presenciales, o en alternancia. En algunos casos, esto implica apoyarse en varias herramientas y soluciones que no afecten los resultados de los colaboradores y tampoco resulten costosos para las compañías, esto en términos de mantenimiento y facilidad de uso.

Una parte esencial de estas soluciones son los equipos de impresión, por ejemplo, aquellos que no requieran de conexiones especiales o particularmente complejas, pues en un ambiente dinámico podría consumir tiempo valioso. Por esto, hoy en día las impresoras con conexiones inalámbricas o wifi son esenciales para potenciar el rendimiento de quienes las necesiten; marcas como: Hp, Canon, Epson, Lexmark y Brother son ideales al momento de elegir una buena opción. Cabe resaltar que con esta última marca somos distribuidores exclusivos de sus productos.

Conozcamos en detalle las cinco características que deberían tener las impresoras corporativas para garantizar un trabajo efectivo.

Sostenibilidad

Es innegable que el mundo se encuentra en medio de una transformación digital generalizada, pero los soportes físicos siempre serán necesarios. Para disminuir el impacto ambiental muchas empresas han optado por adquirir papel reciclado o hecho con fibra de caña de azúcar.

No obstante, el uso de papel no es el único elemento que impacta el medio ambiente. El consumo de energía se ha convertido en un factor determinante para las empresas, especialmente cuando los colaboradores no trabajan las ocho horas diarias, sino que se encuentran bajo un esquema de alternancia.

Contar con impresoras que tengan modo de ahorro de energía puede representar una diferencia significativa en tus facturas. Además, conocer los valores de consumo de luz mientras está en funcionamiento también puede ser determinante, de lo contrario la impresión se convertiría en un lujo y no en una herramienta de trabajo.

Así mismo, existen programas como HP Planet Partners, que por medio de campañas de reciclaje convierten el material tratado en impresoras hechas con plástico reciclado de ciclo cerrado, al igual que sus nuevos cartuchos originales, hechos con el mismo proceso. De esta manera se están implementando nuevas formas de utilidad responsables con el medio ambiente.

Productividad

La impresión de informes, fotografías o presentaciones es primordial, y ver las tareas diarias detenidas por falta de un buen equipo no tiene carta de presentación. Situaciones como el papel atascado, voltear las hojas manualmente para imprimir a doble cara, pérdida en la conexión, entre otros, son inconvenientes que no pueden hacer parte de la cotidianidad; por el contrario, deberían ser incidentes casi desconocidos entre los colaboradores.

Por esto, los equipos multifuncionales son una prioridad para ejecutar varias tareas al día sin contratiempos.  Un ejemplo de esto es la cantidad de impresiones que se pueden hacer por minuto, o que la impresora también cuente con un escáner ágil, ya que, en estas funciones sencillas, y aparentemente insignificantes, se puede ganar o perder mucho tiempo.  

Además, la facilidad de uso o reparaciones también permite que un pequeño incidente no escale, sino que pueda ser solucionado de manera ágil y sin asistencia especializada que retrase la ejecución de las tareas.

Eficiencia de costos

Al hablar de la sostenibilidad incluimos un factor importante respecto a los costos: el gasto energético. Normalmente cuando se piensa en impresoras, no se dimensiona lo suficiente la cantidad de gastos asociados que pueden tener: tintas o cartuchos, papel, reparaciones, configuración, entre otros.

Ahora, cuando se piensa a nivel corporativo, ningún factor se puede tomar a la ligera, pues el uso constante de la impresora, a pesar de que exista la alternancia, va a influir en las finanzas. Por esto, según la carga de trabajo, es muy importante evaluar las opciones adecuadas. Por ejemplo, si todos los archivos y documentos que se imprimirán son para uso interno en la institución, no tendría mucho sentido imprimir a full color, en especial cuando las hojas terminarán por reciclarse.

Ser consciente de las posibilidades que existen en el mercado es el primer paso para tomar la decisión correcta, no solo por rendimiento, sino por optimización de costos. Si bien hace unos años los gastos de suministros podían llegar a ser excesivos, hoy en día estos son considerablemente más asequibles. Un gran ejemplo se evidencia en las tintas originales Epson, donde el rendimiento puede lograr un alcance de hasta 7.500 copias junto con un ahorro de hasta el 90%, permitiendo así un uso mesurado y consciente.

Este tipo de beneficios se destaca con frecuencia, pero en muchas ocasiones los clientes no los disfrutan a cabalidad porque eligen comprar cartuchos y suministros genéricos en vez de los originales. Este tipo de decisiones termina impactando el rendimiento de las máquinas a futuro y, por supuesto, los gastos de las compañías, pues el verdadero ahorro se ve opacado por decisiones rápidas y perjudiciales.

Versatilidad

A pesar de que sea cada vez menos común, algunas empresas aún lidian con conexiones y enredos de cables al momento de hacer impresiones. Con el avance de la tecnología este debería ser el menor de los problemas, ya que las opciones de conexión se han multiplicado, así como los modelos disponibles en el mercado.

Bien sea con las aplicaciones disponibles para celulares, vía bluetooth, NFC o WiFi, solo por mencionar algunas, imprimir archivos tiene cada vez menos limitantes. Con solo tener acceso a los documentos desde el correo en el celular, se podrá tener la tranquilidad de imprimirlos sin necesidad de programas especiales o computadores configurados.

Siguiendo la misma línea, elementos como el tóner de HP Neverstop Laser cuenta con disponibilidad de recarga de tan solo 15 segundos, posicionando a sus impresoras en el puesto número 1 a nivel mundial en términos de recarga fácil y duradera, brindando versatilidad de calidad al mejor precio.

Durabilidad

Finalmente, la garantía y calidad de un equipo de impresión también es relevante al momento de tomar una decisión. Cabe recordar que no todas las impresoras resisten el mismo tipo de trabajo, y así como algunas se especializan en brindar fotografías de calidad, otras se enfocan en imprimir la mayor cantidad de hojas por minuto.

Estas diferencias pueden influir significativamente en la expectativa de vida útil de una impresora, además del tipo de garantía que recibirá, pues una máquina que está diseñada para escanear cientos de documentos al día, puede que no ofrezca los mismos resultados en impresión a comparación de una cuyo único objetivo es sacar la mayor cantidad de archivos en una hora de trabajo.

 

Conocer las cargas laborales es el primer paso para tomar una decisión acertada. Cada empresa tiene necesidades específicas y presupuestos diferentes, lo cual no representa un inconveniente hoy en día, pues la variedad de modelos y funcionalidades aumentan exponencialmente para cumplir todas las exigencias de tus colaboradores. 

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